Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen Organisasi dan Tata Kerja

A. Pengenalan Terhadap Manajemen, Organisasi dan Tata Kerja
Pengertian manajemen adalah proses kegiatan dan pendayagunaan sumber - sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

Istilah organisasi dapat diartikan sebagai : Wadah sekelompok manusia untuk saling bekerja sama

Proses : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien
Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.
Sedangkan, tata kerja merupakan cara untuk melaksanakan kegiatan itu dengan benar dan berhasil sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia guna mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.

B. Fungsi Manajemen Organisasi
Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan
(manajer) yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
Kegiatan manajemen dan aplikasinya dalam organisasi dan metode:

a. Planning (perencanaan)
Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.
Planning merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan
kegiatan fisik dan sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan
sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan.
Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah
rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa melalui rapat-rapat, seperti:
• Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
• Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.

b. Organizing (pengorganisasian)
Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi -fungsi tersebut secara tepat. Organizing dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat. Yang harus diperhatikan dalam penempatan orang (staffing) dilakukan secara obyektif.
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
• Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan
(relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
• Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing
bagian.
• Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
• Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.

c. Motivating (pendorongan)
Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan
mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai. Motivating mencakup segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidikan dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan pemberian tunjangan, penyediaan fasiliatas yang lengkap dan sebagainya.

d. Accounting (pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
• Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan) atau
• Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan

e. Controlling (pengendalian)
Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan
pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan. Controlling sangat penting untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan sudah dilaksanakan sehingga dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga pengembangan dapat ditingkatkan pelaksanaannya.

B. Hubungan Timbal Balik antara Manajemen, Organisasi dan Tata Kerja
Manajemen dan Organisasi
Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbale balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.
Untuk dapat mencapai tujuan terasebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungssional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan. Jadi, dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

Manajemen dan Tata Kerja
Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :
a. Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
b. Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.
c. Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen dan tat kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :
Manajemen : Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai factor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.
Tata Kerja : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia. Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja
Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut :
a) Manajemen : Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.
b) Organisasi : Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.
c) Tata kerja : Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.
Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan.

Referensi http://shymphonyatnight.blogspot.com/2010/04/hubungan-timbal-balik-antara-manajemen.html

Contoh Studi Kasus Dalam Organisasi

Suksesi kepemimpinan, Perusahaan keluarga, Manajerial kompetensi

Isu bisnis yang terjadi terdapat empat permasalahan yang menggunakan fishbone diagram yaitu generasi penerus, pendiri, keluarga dan internal perusahaan. Generasi penerus harus memiliki kemampuan dan keinginan dalam meneruskan perusahaan, anak manakah yang memiliki kesiapan dan kemampuan yang akan menjadi penerus kepemimpinan. Bagi pendiri perusahaan merupakan bagian dari identitas mereka, dan sudah menjadi kehidupan pendiri. One Man Show disebabkan karena kekhawatiran terhadap masa depan bisnisnya di tangan penerus. Internal perusahaan, masih kuatnya pamor orang tua dalam perusahaan karena tidak terlepasnya dari pandangan karyawan bahwa kehadiran pendiri masih sangat diperlukan. Kesiapan anggota keluarga dalam menghadapi suksesi sangatlah penting untuk kelanggengan perusahaan didunia bisnis dan untuk menghindari terjadinya konflik keluarga.

Proyek akhir ini penulis melakukan evaluasi dan mengidentifikasi calon pengganti Bapak Jonki Koeswara. Penulis dalam penelitian ini melakukan metode dengan wawancara, observasi lapangan, dan studi literatur. Mengevaluasi dan mengidentifikasi calon pengganti Bapak Jonki Koeswara menggunakan model JCG Octagon Manajerial Competency dan karakteristik calon pemimpin yang ideal dalam perusahaan keluarga jenis kemitraan antar saudara kandung. Hasil penilaian tersebut yang paling memiliki kemampuan dalam meneruskan kepemimpinan adalah anak kedua dan anak pertama, karena anak kedua tidak ingin meneruskan perusahaan karena memiliki bisnis yang didirikan sendiri maka kepemimpinan jatuh kepada anak pertama.

Sedangkan dalam implementasi penulis merencanakan lamanya waktu pelaksanaan suksesi, evaluasi struktur kepemilikan, mengembangkan struktur kepemimpinan yang diharapkan setelah suksesi dan resistensi terhadap perubahan. Jangka waktu pergantian kepemimpinan yaitu selama 21 hari, yang terdiri dari tiga tugas penting. Struktur kepemilikan terdiri tiga tahap, tahap pertama kepemilikan dimiliki sepenuhnya oleh pendiri, tahap kedua anak-anak pendiri memiliki kepemilikan yang sama besar tetapi pendiri masih memiliki kepemilikan saham di perusahaan, tahap ketiga kepemilikan hanya dimiliki oleh generasi penerus. Struktur kepemimpinan dapat digambarkan dalam struktur organisasi yang dirancang untuk mencegah adanya emosi keluarga yang menggangu jalannya bisnis perusahaan.

Deskripsi Alternatif :

Business issue that happened there are four problems using a fishbone diagram that is router generation, founder, family and internal of company. Router generation must has ability and willing in devolve to company, child which owning the readiness and ability to become router of leadership. Founder of company represent the part of their identity, and have become life of founder. One Man Show caused by care to its business future on-hand router. Internal of company, still the strong parents prestige in company because do not escape of from employees view that attendance of founder still very is needed. Readiness of family member in face of succession of vital importance for the permanence company to internationalized business and to avoid the happening of family conflict.

This final project of author does evaluation and identify substitution candidate Mr. Jonki Koeswara. author in this research does method with interview, field observation, and literature study. Evaluating and identifying substitution candidate of Mr. Jonki Koeswara use model of JCG Octagon Managerial Competency and ideal leader candidate characteristic in family business corporation of partner delivers blood brother. Result of the assessment which most owning ability in going on leadership is second child and first child, because second child does not wish to continue company because owning founded business by him self so leadership fall to first child.

While in author implementation plan the duration time execution of succession, structure evaluation of ownership, developing leadership structure the after succession and resistance to change. Duration commutation of leadership that is during 21 day, what consist of three important duty. Structure of ownership composing three phase, first phase is ownership owned fully by founder, second phase children have the ownership of equal size but founder still have the ownership of share in company, third phase is ownership of only owned by router generation. Leadership structure can be depicted in organization chart designed to prevent the existence of family emotion which disturb the way company business.

Referensi http://ifambiz.wordpress.com/2009/04/17/suksesi-kepemimpinan-pada-perusahaan-keluarga-studi-kasus-pt-xyz/

Contoh Struktur Bagan Organisasi

ORGANISASI

1. Kenapa organisasi ada ?

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana - prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

2.Sejarah Organisasi

Asal mula kata ini berasal dari Departemen Keuangan Inggris.Pada dewan keuangan kerajaan Inggris setelah Perang Dunia ke 2 .Namanya adalah Devisi dan Organisasi.
Setelah Perang Dunia ke 2,Negara pemenang perang dunia tersebut mengadakan usaha – usaha yang tepat untuk dapat segera merehabilitasi ekonomi dan keuangan.Bagian devisi Organisasi dan Manajemen diberikan tugas untuk menemukan segala masalah administrasi yang dihadapi ,kemudian menentukan sebab – sebab berikut cirri-ciri masalah tersebut yang akhirnya dianalisa untuk menetapkan dan menyajikan cara pemecahannya.
Dari gambaran tersebut Organisasi dan manajemen dapat diibaratkan sebagai seorang dokter yakni dokter administrasi yang bertugas mengadakan prognosi untuk menentukan penyakit ,mengadakan diagnosis untuk menentukan cirri-ciri dan jenis penyakit kemudian menentukan sebab terjadinya penyakit dan memberikan terapi pengobatan atau problem solusion.
Dari situlah kemudian devisi Organisasi dan Manajemen berkembang,di Amerika dinamakan Administrasi dan Manajemen . Di Indonesia sendiri devisi Organisasi dan Manajemen istilah lainnya Organisasi dan Tata Kerja,Organisasi dan Efisiensi dan Litbang. 

3. Tipe-tipe Organisasi

a)Tipe organisasi garis atau line
Tipe ini adalah bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah :
Organisasi masih kecil.
Jumlah karyawan sedikit.
Spesialisasi kerja masih kecil.
Keuntungannya adalah :
Mudah dimengerti dan dilaksanakan.
Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas.
Merupakan jenis organisasi yang stabil.
Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
Solidaritas karyawan yang tinggi karena saling mengenal.
Kerugiannya adalah :
Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang.
Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris.
Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas.
Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar.

b)Tipe organisasi Fungsional
Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor. Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Keuntungan Tipe ini adalah :
Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli.
Ada koordinasi yang baik.
Memudahkan dalam pengawasan
Kerugian tipe ini adalah :
Banyak mengeluarkan biaya tambahan.
Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik.
Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.

c)Tipe organisasi Garis dan Staf
Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.

d)Tipe Organisasi Fungsional dan Staf
Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.

Referensi :

* http://aldi-situmorang.blogspot.com/2009/11/asal-usul-organisasi-dan-metode.html

* id.wikipedia.org/wiki/Organisasi & catatan-sefty.blogspot.com/2008/.../tipe-tipe-organisasi.html